Las decisiones de gasto de capital (CAPEX) influyen en cómo una empresa se expande, innova y compite. Nuevas instalaciones, infraestructura digital o actualizaciones de producción atan fondos durante años y definen capacidades futuras. Para los CFO y los profesionales de finanzas, la gestión de estas inversiones requiere análisis de datos, visibilidad y mejores herramientas.
Pero aún así, muchas organizaciones aún confían en hojas de cálculo y características de ERP a medias que no tienen las capacidades y flexibilidad requeridas para administrar CAPEX. Las hojas de cálculo se multiplican, las auditorías se ralentizan y los retrasos en la reconciliación son comunes. El presupuesto nativo de ERP captura números, pero rara vez ofrece el seguimiento del ciclo de vida prolongado y de varios años que requieren los proyectos de capital.
El desafío se ve agravado por el costo. En muchos entornos ERP, cada solicitante y aprobador debe tener una licencia de usuario Dynamics 365, incluso si su rol es mínimo y esto infla los costos de la licencia.
Las empresas que utilizan Dynamics 365 necesitan un enfoque más adaptativo y flexible, al tiempo que retiene la dinámica 365 como la columna financiera con rentable y con el propósito. Software de administración de CAPEX. Aufait Technologies proporciona esta extensión, que ofrece un módulo especialmente diseñado que fortalece la gobernanza, reduce la sobrecarga de licencias y brinda a los líderes visibilidad en tiempo real en el gasto de capital.
El ciclo de vida del gasto de capital
Capex Management es un proceso que se desarrolla en múltiples etapas y años de gasto de proyectos y seguimiento de la asignación y análisis presupuestarios. Cada etapa introduce un conjunto adicional de riesgos si no se gobiernan adecuadamente puede causar un impacto singnético en la salud financiera y la disciplina a largo plazo de las empresas.
- Iniciación
Las unidades de negocios presentan solicitudes, a menudo respaldadas por cotizaciones, informes de viabilidad o estudios de mercado. Un sistema fuerte asegura que cada presentación captura detalles esenciales, costos, beneficios, riesgos, plazos y documentación. - Evaluación
Finanzas consolida las solicitudes, las prueba con el capital disponible y verifica la alineación de la estrategia corporativa. En esta etapa, la priorización es tan importante como la precisión. - Enrutamiento de aprobación
Las solicitudes pasan a través de los niveles de revisión. Las propuestas modestas pueden detenerse a nivel de departamento, mientras que las iniciativas más grandes se mueven a través de CFO, CEO o incluso la Junta. Cada paso debe dejar un registro claro de decisión. - Ejecución
Los presupuestos aprobados fluyen en adquisiciones y proyectos. Los reales y los compromisos necesitan un seguimiento continuo contra los valores aprobados. Los retrasos o los excesos deben ser visibles temprano. - Capitalización y cierre
Al finalizar, los proyectos se capitalizan en el registro de activos fijos. Finanzas registra la transferencia y el liderazgo revisa los resultados contra el caso comercial original.
Cuando estas etapas se administran a través de sistemas y herramientas aisladas como hojas de cálculo, correos electrónicos y sistema ERP desconectado, la continuidad del proceso y la visibilidad de los datos se rompen. Los datos se vuelven a ingresar, los datos no se sincronizan y las decisiones comerciales se retrasan.
Donde las hojas de cálculo y el ERP nativo alcanzan su límite
Las hojas de cálculo proporcionan flexibilidad, pero la información recopilada podría ser propensa a errores y también hay una alta probabilidad de distorsión. Los controladores pasan semanas reconciliando totales y las auditorías se extienden porque la evidencia se extiende a través de archivos y bandejas de entrada personales. Los errores se intensifican, y las unidades de negocios a menudo funcionan con figuras obsoletas.
Microsoft Dynamics 365 ofrece una base financiera confiable, pero sus características de presupuesto son genéricas. No fueron diseñados para gestionar la complejidad completa de la gestión de CAPEX. Los líderes financieros informan constantemente brechas como:
- Solicitudes incompletas – No hay formularios estándar para capturar casos comerciales completos, riesgos o documentación.
- Aprobaciones genéricas -Flujos de trabajo que no reflejan políticas o umbrales específicos de la inversión.
- Continuidad limitada – Existen presupuestos, pero ningún récord único rastrea un proyecto desde la iniciación hasta la capitalización.
- Historial de la versión débil – Las revisiones y las reasignaciones son manuales y difíciles de rastrear.
- Integración parcial – Las adquisiciones y los proyectos a menudo requieren manejo manual o entrada duplicada.
- Altos costos de licencia – Cada solicitante y aprobador necesita licencia de usuario Dynamics 365, incluso si su uso es ocasional.
Estos desafíos obligan a las organizaciones a los enfoques híbridos que utilizan ERP como la capa fundamental para procesos financieros y herramientas, como hojas de cálculo, donde necesitan más flexibilidad e análisis e informes personalizados. El resultado son aprobaciones más lentas, mayores costos de propiedad y una reducción de la confianza en los datos e informes.
Extender la dinámica 365 para la gestión de CAPEX
Microsoft Dynamics 365 se posiciona mejor como la columna vertebral financiera. Lo que las empresas necesitan es una extensión dedicada que se conecta a la perfección y se centra en la gobernanza del CAPEX. Aufait Technologies ofrece esto a través de un módulo CAPEX extendido construido en la plataforma Microsoft Power e integrado con Dynamics 365.
Este módulo no es un reemplazo para ERP, sino una solución especialmente diseñada para el presupuesto de capital y la gobernanza. Los usuarios comerciales interactúan a través de un portal intuitivo, mientras que las finanzas conservan el control y el cumplimiento. Los datos aprobados fluyen directamente a Dynamics 365, asegurando la integridad financiera al tiempo que elimina la duplicación.
Al habilitar una amplia participación a través de la plataforma de potencia, la solución de Aufait reduce la necesidad de licencias costosas de Dynamics 365 para usuarios ocasionales, creando un modelo más escalable y rentable.
El valor de la extensión Capex de Aufait
Eficiencia de rentabilidad
Las empresas ya no necesitan comprar licencias de usuario Dynamics 365 para cada solicitante y aprobador. Con la extensión de Aufait, estas interacciones tienen lugar a través de un sistema intuitivo y fácil de usar construido en la plataforma Microsoft Power. Finanzas conserva el acceso con licencia a ERP, mientras que cientos de usuarios ocasionales participan sin inflar los costos. Para las organizaciones con grandes carteras de proyectos, esto se traduce en ahorros significativos.
Experiencia fácil de usar para usuarios comerciales
La mayoría de las solicitudes de capital se originan fuera de las finanzas. Las unidades de negocio, las operaciones o el personal de TI a menudo encuentran que las interfaces ERP intimidan. La extensión de Aufait proporciona un portal directo donde las solicitudes, documentos y aprobaciones se gestionan en un solo lugar. Esto reduce las necesidades de capacitación, mejora la adopción y minimiza las presentaciones incompletas.
El buen diseño también es esencial para la usabilidad. Muchas empresas ahora confían en un UI UX Design Company Para crear paneles y portales intuitivos que faciliten los sistemas financieros de adopción en todos los departamentos.
Aprobaciones alineadas con la política
Las rutas de aprobación de capital varían según el valor, la categoría y la geografía. Configurarlos en ERP es difícil. La solución de Aufait permite a los equipos financieros definir políticas y umbrales que rigen el enrutamiento automáticamente. Las aprobaciones se registran con detalles completos de la auditoría, reducen los cuellos de botella y garantizan el cumplimiento.
Ejecución conectada
Una vez aprobadas, las solicitudes se mueven perfectamente a los módulos Dynamics 365 para adquisiciones, proyectos y finanzas. Las entradas de presupuesto, las solicitudes y los registros del proyecto se crean automáticamente, y los reales se sincronizan continuamente. Los controladores obtienen visibilidad en tiempo real de compromisos y variaciones sin reconciliaciones manuales.
Historial listo para la auditoría
Los auditores frecuentemente solicitan evidencia de decisiones, revisiones y aprobaciones. Con la extensión de Aufait, cada paso se captura dentro del sistema, junto con archivos adjuntos y comentarios. Los equipos de auditoría reciben un registro completo sin esfuerzo, reduciendo el tiempo de ciclo y los hallazgos.
Visibilidad de toda la cartera
Los ejecutivos requieren más que datos de transacción. Necesitan una vista de cartera que muestre aprobaciones pendientes, utilización, perspectiva de ROI y exposición al riesgo. Los paneles de Aufait presentan esta información en tiempo real, lo que permite que el liderazgo reprovise proyectos y ajuste la estrategia a mitad del ciclo.
Cómo las finanzas y el liderazgo se benefician del enfoque de Aufait
- Los CFO obtienen la garantía de que las decisiones de capital siguen la política, están listas para la auditoría y se alinean con la estrategia financiera.
- Los controladores pasan de consolidar hojas de cálculo para analizar variaciones y resultados en vivo.
- Los gerentes de adquisiciones y proyectos reciben presupuestos aprobados directamente en sus módulos Dynamics 365, reduciendo la duplicación.
- Los ejecutivos y juntas ven los paneles en vivo que presentan toda la cartera de capital, lo que permite decisiones estratégicas oportunas.
- Los tomadores de decisiones de TI aprecian la escalabilidad del modelo, la carga de licencia reducida y la alineación con el ecosistema de Microsoft.
Dynamics 365 vs. Solución Capex extendida de Aufait
| Capacidad | Estándar Dynamics 365 Finanzas | Solución de CAPEX extendida |
| Gestión de solicitudes | Entradas de presupuesto genérico | Solicitudes de CAPEX estructuradas con archivos adjuntos |
| Aprobación | Jerarquía básica | Flujos de trabajo de múltiples etapas, impulsados por políticas |
| Seguimiento del ciclo de vida | Fragmentado | Continuidad de extremo a extremo |
| Revisiones y reasignaciones | Manual | Controlado con la versión con registros de auditoría |
| Enlace de adquisiciones y proyectos | Parcial, manual | Integración automatizada |
| Informes | Informes financieros estándar | Paneles de cartera, análisis de ROI |
| Cumplimiento | Genérico | Servicios de aplicación de políticas y auditoría |
| Experiencia de usuario | Centrado en finanzas | Portal diseñado para todos los interesados |
Gobierno como base
Un sistema por sí mismo no crea gobernanza, pero incorpora las políticas en operaciones diarias de una manera que se vuelve difícil de pasar por alto. Las solicitudes siguen una plantilla común, las aprobaciones se registran con historial completo y las revisiones se conservan automáticamente. Con el tiempo, esta consistencia genera responsabilidad entre las unidades de negocios, que reconocen que cada inversión será monitoreada desde la iniciación a través de la realización de beneficios. Para los ejecutivos, el resultado es una mayor confianza de que el gasto de capital está alineado con la estrategia y respaldado por evidencia clara.
El camino a seguir en la gobernanza del Capex
El gasto de capital define cómo crece una empresa y sostiene la competitividad. Microsoft Dynamics 365 proporciona la columna vertebral financiera, y una capa de CAPEX extendida garantiza la gobernanza, el seguimiento del ciclo de vida y la información de la cartera. La solución de Aufait en la plataforma de potencia une estas capacidades, brindando a los CFO y controladores un sistema confiable para aprobaciones, cumplimiento y visibilidad. Con esta base, CAPEX se gestiona como un recurso estratégico que respalda constantemente el crecimiento a largo plazo.
