Durante demasiado tiempo, la gestión de viajes y gastos comerciales (T&E) ha sido una fuente de fricción, frustración e ineficiencia.
Los viajeros se enfrentan a sistemas obsoletos y los equipos financieros pasan incontables horas buscando recibos y corrigiendo errores.
CEO de Emburse.
Una nueva ola de tecnología, impulsada por la hiperautomatización y la inteligencia artificial (IA) sofisticada, tiene el potencial de transformar los viajes y gastos de una función de cumplimiento necesaria pero aparentemente indeseable en un motor estratégico de crecimiento y excelencia operativa.
De hecho, los datos muestran que las empresas pueden lograr tiempos de procesamiento de gastos un 67% más rápidos como resultado del uso de plataformas impulsadas por IA. La oportunidad existe, pero el desafío ahora es que las empresas implementen estas capacidades a escala para capitalizar su potencial.
Empoderar al viajero de negocios: de la sumisión reactiva a la acción inmediata
La ambición al implementar estas tecnologías es capacitar al viajero para actuar en el momento. Ya sea escaneando un recibo de café o enviando un cargo de hotel, las herramientas deben estar a su alcance.
De esta manera, en lugar de tener una temida acumulación de gastos, podrá enviar los gastos de inmediato.
Este enfoque intuitivo, móvil primero con IA incorporada garantiza presentaciones de gastos más rápidas, más precisas y más conformes, generando buena voluntad de los empleados en lugar de resentimiento.
Este es un primer paso crucial para modernizar la gestión de viajes y gastos. Al incorporar IA conversacional y Gen AI en estas plataformas, el sistema puede aprender del comportamiento del usuario, los requisitos de cumplimiento, el control del fraude y proporcionar información inteligente en tiempo real.
Pasar de la inteligencia transaccional a la predictiva
La ambición hoy no es sólo mejor automatizaciónsino un nuevo nivel de inteligencia predictiva que ofrece precisión, cumplimiento y confianza por diseño. Al aprender de millones de transacciones todos los días, nuestra IA se adapta continuamente a la forma en que realmente operan las organizaciones.
Esto transforma la gestión de gastos de un proceso reactivo a uno que previene errores, señala riesgos tempranamente y garantiza que todos los pagos y reembolsos sean correctos a la primera.
Contabilidad Los equipos ganan velocidad y precisión, mientras que los líderes de auditoría y cumplimiento pueden ver los riesgos antes de que se materialicen. Los equipos de cuentas por pagar experimentan la gestión de facturas sin contacto y los líderes financieros confían en análisis en tiempo real para informar la previsión, el control y la estrategia.
En un momento en que muchas organizaciones buscan reducir gastos ante el aumento de los costos gubernamentales, estos conocimientos inteligentes pueden ser invaluables.
La necesidad de libertad y flexibilidad.
Estas capacidades están redefiniendo la autonomía financiera con una plataforma de nivel empresarial impulsada por IA que se adapta naturalmente al ecosistema de cada cliente; no se requieren herramientas desconectadas o “no en tiempo real”. Al final, finanzas Los equipos no pueden ser verdaderamente eficientes si dependen de software de auditoría de terceros.
Este enfoque abierto e integrado brinda a las organizaciones una verdadera libertad de elección, permitiéndoles trabajar con los socios de viajes, gastos y tecnología que mejor se alinean con su estrategia, en lugar de estar encerrados en sistemas cerrados.
Las características clave dan vida a esta visión. La gestión integrada de itinerarios une viajes y gastos en una experiencia móvil única e intuitiva; Combinar reservas, envíos y solicitudes de gasto en un solo lugar ayuda a eliminar la necesidad de múltiples aplicaciones o procesos manuales.
Esto permite guiar a los viajeros de negocios hacia opciones compatibles y garantizar la precisión de los precios mediante un seguimiento continuo. Los controles integrados y la orientación proactiva permiten a los equipos financieros gestionar el cumplimiento antes de que se produzca el gasto.
Finalmente, las integraciones perfectas y la libertad de elección conectan los datos de viajes, gastos y cuentas por pagar en un ecosistema inteligente para una visibilidad y control completos. Esta visibilidad en tiempo real es la base para transformar los informes de gastos reactivos en información proactiva y predictiva.
La recompensa estratégica
Al eliminar la fricción y brindar orientación oportuna, la inteligencia integrada en la tecnología de gastos permite a cada empleado tomar decisiones de gasto más inteligentes con confianza.
Para los líderes financieros, esto significa descubrir ahorros de costos ocultos, negociar mejores tarifas con los proveedores, aumentar la alineación de las políticas y reducir la fuga de gastos.
Al final, Herramientas de IA Transforme los datos de gastos en señales predictivas y procesables. Los sistemas heredados obsoletos simplemente no pueden competir con este nivel de innovación e inteligencia.
La visibilidad completa de los datos de viajes y las capacidades de IA dan como resultado datos más limpios y confiables, lo que brinda a los equipos de viajes y finanzas la confianza para actuar basándose en información precisa y completa.
Porque cuando la innovación y la estrategia se alinean, los líderes pueden dedicar menos tiempo a reaccionar y más tiempo a impulsar su negocio.
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