He tenido algunas situaciones locas que me han contado clientes potenciales. Digo loco y lo que eso significa es que es casi increíble que alguien pueda encontrarse en tal lío en sus obras y libros. Y también díselo al cliente potencial. Casi siempre nunca será un cliente, pero como estoy allí – y para encontrar clientes reales – tengo que besar muchas ranas.
No me quejo. Al contrario, estoy muy feliz de hablar con cualquiera que tenga un problema y crea que puedo ayudarlo. Proporciono un servicio y, para conseguir un cliente que pague, debo considerar todo tipo de situaciones diferentes. He aprendido a no prejuzgar ninguna situación o persona. Algunos de mis mejores y más interesantes clientes aparecieron al comienzo de nuestro compromiso para estar allí, si sabes a qué me refiero.
En este artículo hablaré sobre algunas situaciones que se me han presentado y les daré algunas ideas sobre lo malo que puede ser. Detente aquí: no estoy tratando de burlarme ni burlarme de los problemas de nadie. Y no invito a nadie. Sólo quiero que veas que tal vez donde estás no sea tan malo, como dice el refrán, siempre podría ser peor.
Siempre comienza con un correo electrónico. No es de extrañar que invito y animo a las personas a que se comuniquen si puedo ayudar con una discusión gratuita. Este artículo terminó en mi bandeja de entrada con una historia emotiva y bastante larga sobre un joven gerente a quien el propietario del hotel le pidió que reemplazara a un contador que estuvo fuera del hotel por un período de tiempo no planificado. Nunca es una buena llamada para recibir. El pobre niño no tenía formación ni experiencia en contabilidad y el propietario quería saber si el departamento de alimentos y bebidas era rentable. ¿Qué se suponía que debía hacer? Así que llámame.
La cuestión es que no tenían forma de analizar la pregunta porque su sistema de contabilidad no estaba configurado para capturar la información que querían ahora. Este suele ser el caso, porque para responder la pregunta primero debes anticiparla. Por eso se creó USALI como lo es hoy. Para responder a esas preguntas esperadas.
Entonces, le expliqué los pasos al niño y él lo asimiló todo y dijo con varios jadeos profundos: “Supongo que nunca lo sabremos”. Pero en realidad “la verdad está ahí afuera”, dije.
La verdad es: si creáramos nuestro propio sistema para rastrear los ingresos y gastos asociados con una operación de alimentos y bebidas, sabríamos la respuesta y, lo que es más importante, qué hacer con la respuesta. ¿Estamos obteniendo algún beneficio o estamos perdiendo nuestras camisetas y qué podemos hacer al respecto?
Esta es la explicación de la contabilidad. Es un sistema que podemos usar para monitorear resultados, pero no funcionará correctamente si no lo configuramos correctamente.
Esta es la parte en la que la mayoría de la gente cierra los ojos o respira profundamente porque hay una desconexión.
Imagínate si quieres que tu coche no se mueva porque la transmisión está situada delante del motor y no detrás de él. La misma situación existe con el orden y colocación de los números. Tiene que estar en el orden y la posición correctos, pero a las personas les resulta más difícil comprender este desafío que en el escenario del motor y la transmisión. De alguna manera, esto no es fácil de ver para algunos.
La segunda situación fue más sorprendente. En este caso mi cliente me dijo que su “servicio” de contabilidad equilibraba sus cuentas.
Y dije: “Eso es genial. ¿Qué te dicen los libros?”
Dejó de hablar en ese momento y simplemente preguntó: “¿Qué quieres decir?”
Esto es lo que quiero decir: “Echemos un vistazo al balance y dígame el número al lado de la cuenta del libro mayor de invitados”.
Dijo: 45 mil dólares.
“Está bien, veamos más allá”, continuó, “su hotel tiene 50 habitaciones, ¿eso significa que cada habitación le debe $900?”.
Él guardó silencio. Agregué que a una tarifa promedio de $150, el huésped promedio debería quedarse seis días. De hecho, el hotel en el que se aloja es un hotel de aeropuerto donde la estancia media es de una noche. Houston, creo que tenemos un problema.
Dentro de su sistema contable tenemos un problema. Pero él no puede verlo. No hasta que ralenticemos las cosas y yo solucione la situación actual.
“Esta cuenta debería ser lo que le deben sus clientes existentes dentro de la empresa”.
“¿Cómo puede ser eso?” preguntó. Bueno, veámoslo.
Le dije: “Busque el informe de fin de día de su sistema de administración de propiedades para el 31 de diciembre, que corresponde a la fecha del balance”.
Esto sólo tomó un momento y ahora podemos ver el informe. Lo primero que me vino a la mente fue que el informe tenía siete páginas. Casi todas las cuentas tienen entre dos y cuatro años. Casi todos tenían un saldo inferior a 10 dólares.
“Echemos un vistazo a la cuenta del Sr. Carr”.
En el momento en que abrimos el periódico y vemos las transacciones, el ingreso por habitación es de $140, el impuesto es de $14 y la línea de pago es de $148, lo que nos deja con un saldo de $6.
“¿Qué pasó?” preguntó.
“Bueno, un cliente vino y se quedó, hizo su reserva a través de un tercero como Expedia y hubo una discrepancia entre los ingresos/precio que publiqué y el dinero que enviaron”. Esta es una situación muy común y ahora tienen cientos de cuentas similares.
Él preguntó: “Entonces, ¿qué hacemos?”
Le dije: “Deberías cancelar estas cosas, porque en este punto no podrás cobrar la variación del cliente, así que deberías eliminarlas de tus libros”.
Aquí está el momento mágico. Él dice,
“Está bien, eso es fácil: simplemente editaremos y cancelaremos estas cuentas”.
“¡No tan rápido!” Respondo.
“Al ajustar estas cuentas hoy, deberá reflejarlo en sus ingresos de este mes”.
Otra revisión detallada encontró que $42,399 deberían revertirse.
“Lo que eso significa es que cuando esos cientos de clientes se quedaron con nosotros, los ingresos reconocidos eran demasiado altos y ahora deben corregirse”, dijo. “¡Lo que significa que tenemos que recibir un golpe!”
Nada se escapa de la máquina. La basura que entra significa que la basura tiene que salir.
Esta es la explicación de la contabilidad.
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