Cómo proteger tus datos antes de que se conviertan en una pesadilla legal

La pérdida de datos importantes debido a robo, malware, etc. no es sólo un problema limitado al departamento de TI de una empresa. En el mundo actual, la pérdida de datos es una cuestión regulatoria y de cumplimiento importante que toda organización debe conocer.

Este artículo profundiza en lo que sucede cuando falla el cumplimiento, qué deben tener en cuenta los líderes y cómo prepararse para el peor de los casos.

Relacionado: El cumplimiento ya no es solo una función administrativa: es un impulsor clave de una marca confiable. Este es el costo del malentendido.

Cumplimiento y errores

Regulaciones como GDPR en Europa, HIPAA en Estados Unidos y CCPA en California son ejemplos de cómo las organizaciones pueden asumir la responsabilidad de cómo almacenan y administran los datos de los clientes.

El incumplimiento de estas regulaciones puede resultar en multas sustanciales. Por ejemplo, en 2023 MetaLa empresa matriz de Instagram y Facebook ha sido multada con 1.200 millones de euros por transferir ilegalmente datos de millones de usuarios. Esta es la multa GDPR más grande jamás realizada.

Tan recientemente como marzo de 2025 Amazonas Multada con 812 millones de dólares cuando una empresa violó las leyes GDPR al procesar datos personales

Además de las elevadas multas, el impacto acumulativo de los costos legales de remediación, las interrupciones operativas, el aumento del tiempo de inactividad regulatorio y la pérdida de confianza entre los clientes y otras partes interesadas pueden ser sustanciales.

Prevenir es mejor que curar

Los líderes deben ser proactivos y asegurarse de que su empresa u organización esté preparada para integrar el cumplimiento normativo en su estrategia general de gestión de riesgos. Una vez más, esto no es algo que pueda dejarse en manos de los “seres humanos”. Con tantas empresas que gestionan datos de usuarios, es importante tratarlos como cualquier otro activo valioso.

Una de las formas más importantes para que las empresas gestionen los datos de los clientes es mediante el uso de una infraestructura tecnológica sólida. Para las empresas más pequeñas, esto puede incluir el uso de proveedores de servicios externos, mientras que para las organizaciones más grandes, esto puede significar un departamento dedicado y una gran inversión para garantizar que toda la gestión de datos cumpla y cumpla con las normas.

Todos los datos deben estar protegidos con múltiples copias de seguridad, restricciones de acceso y un sistema de recuperación probado en caso de pérdida o corrupción.

Los ataques de ransomware a menudo hacen que los datos sean inaccesibles o corruptos y, como sugiere el nombre, esto se utiliza como rescate para extorsionar grandes sumas de dinero.

Con los sistemas de respaldo y las herramientas de recuperación adecuados, las empresas pueden estar un paso más cerca de la protección de datos.

Sin embargo, para asegurarse de cumplir con las expectativas regulatorias, es importante probar también los manuales de respuesta a eventos. Estas son medidas paso a paso que los equipos pueden tomar en caso de un ciberataque, ayudando a identificar amenazas, asegurando la coordinación del equipo y minimizando el tiempo de inactividad, todo ello cumpliendo con los estándares esperados de la industria.

Otra forma importante de evitar la pérdida de datos es invertir en capacitación y supervisión de los empleados. Esto no tiene por qué costar mucho dinero y puede hacerlo incluso una organización pequeña. La capacitación de los empleados puede incluir la comprensión de la importancia básica de los datos, cómo manejarlos de manera segura, cómo identificar ataques de phishing y otras técnicas de delitos cibernéticos, y cómo responder si un ataque tiene éxito.

Muchas organizaciones ya incluyen esto como parte de la dotación de personal y la capacitación básica.

Relacionado: Por qué trabajar juntos en materia de seguridad y privacidad de los datos es más importante que nunca y cómo estar al tanto de ello

ayuda en casos de desastre

Ningún sistema es 100% a prueba de fallos. Si su organización enfrenta un ciberataque y una pérdida de datos, no solo debe tener cuidado de cómo recuperar sus datos y hacerlo sin problemas. Pero también asegúrese de que cuando aparezcan los reguladores pueda demostrar que su organización utiliza. Tomamos todas las medidas razonables para proteger esta información.

Debe tener evidencia documentada de la estrategia de gestión de datos de su empresa, documentos de políticas, registros de control de acceso, detalles de la infraestructura de TI, herramientas y software, auditorías anuales o capacitación que brinda, incluso certificaciones, detalles del proveedor y registros de correo electrónico.

Las agencias reguladoras toman este asunto en serio y la revisión de su organización es amplia y profunda.

También ayuda si todas sus políticas y documentos se desarrollan dentro del marco específico de su autoridad reguladora local o nacional.

Proporcione a los reguladores total transparencia en sus informes de respuesta a incidentes. Debería poder proporcionar el período de notificación y todos los demás componentes. Esto es importante porque confirma la respuesta y los esfuerzos exhaustivos de su organización.

En general, es importante demostrar la debida diligencia y políticas empresariales sólidas y medidas de respuesta.

ángulo legal

A pesar de toda la política y los documentos internos, necesita un buen equipo legal que pueda comenzar a construir un caso de defensa para cualquier investigación que se le presente.

Un buen asesor legal que tenga experiencia y comprenda las regulaciones puede cooperar con los funcionarios en su nombre, negociar acuerdos y reducir las sanciones.

Toda organización tiene derecho a defenderse y siempre vale la pena contar con un buen equipo legal que se encargue del caso.

Relacionado: Esta empresa eliminó accidentalmente datos de clientes. Así es como los recupera.

Gestión de la reputación

La pérdida de datos o un ataque cibernético pueden afectar la reputación de su empresa, es posible que los clientes no le confíen su información personal, los inversores pueden volverse cautelosos, su organización puede recibir cobertura mediática negativa y, en el futuro, puede quedar bajo un estricto escrutinio regulatorio.

Si hay problemas dentro de su organización, debe asumir toda la responsabilidad. Pero también convence a las partes interesadas para que mejoren su seguridad y sus sistemas para que esto no vuelva a suceder.

Las campañas mediáticas eficaces pueden ayudar a reducir el daño a la reputación y mejorar la confianza.

El incumplimiento puede ahorrarle dinero a su organización en el corto plazo. Pero las consecuencias pueden ser devastadoras. Las pesadillas en materia de cumplimiento se pueden evitar con previsión y liderazgo. Es por eso que corresponde a la alta dirección liderar y crear una cultura de cumplimiento en toda la organización.